Zarządzanie CZASEM cz. 2.

W pierwszej części cyklu „Zarządzanie czasem” pisałam o tym, że czas płynie dla każdego z nas inaczej. Jedni ludzie najbardziej koncentrują się na teraźniejszości, tzw. tu i teraz, spóźniają się i nie dbają o organizację czasu, inni  snują plany na przyszłość, są punktualni i skrupulatnie korzystają z terminarzy i planów zajęć. Ale to nie wszystko. Są też osoby, dla których czas biegnie wolno i jest go pod dostatkiem, a dla innych czas jest produktem deficytowym, którego jest ciągle mało.

Jedna z moich klientek, pochodząca z Białegostoku, tak kiedyś opisała Warszawiaków: „oni ciągle się śpieszą, prawie biegną po ulicach i przejściach podziemnych. U nas w Białymstoku nikt się nie śpieszy. Każdy ma czas na to, żeby porozmawiać, przeczytać gazetę albo spokojnie dojść do autobusu”.

Podejście do czasu może też być charakterystyczne dla kultury organizacyjnej i zależeć od tendencji osób zarządzających. Na przykład, kiedy pracowałam w dużej organizacji, zwyczajem przyjętym przez osoby zarządzające było elastyczne planowanie zadań z takim wyprzedzeniem, żeby solidnie i dokładnie wykonać zadania, dodając czas na wykonanie niespodziewanych zadań, choroby lub przypadki losowe. Dzięki temu praca nie była stresująca, można ją było wykonać z największym pietyzmem, a jeśli skończyło się ją wcześniej, to tym lepiej. Po zmianie zarządu sytuacja zmieniła się o 180 stopni. Czas stał się nagle produktem deficytowym. Trzeba było się ze wszystkim śpieszyć, ustalano nierealistycznie krótkie terminy. Praca stała się stresująca i często trzeba było pracować po godzinach bez dodatkowego wynagrodzenia, żeby wywiązać się ze wszystkich zadań. Zaczęły się choroby pracowników, zmęczenie i wypalenie zawodowe.

Czy więc czasu jest pod dostatkiem, czy jest on deficytowy? W obecnym konkurencyjnym świecie szybkość podejmowania decyzji i działania może mieć kluczowe znaczenie zarówno dla pojedynczej osoby, jak i organizacji. Ważne jest, aby czas był wykorzystywany kreatywnie i efektywnie, stąd coraz częściej opłaca się pracownika za wyniki, a nie czas pracy. Zbadano, że kiedy świadomie nie pilnujemy czasu pracy, tylko 20 procent czasu poświęcamy na ważne zadania, a 80 procent na tzw. wypełniacze czasu, czyli działania mniej lub zupełnie nie ważne.

Jednak trudno jest długo wytrzymać w pędzie naprzód i naprzód. Pułapką postrzegania czasu, jako deficytowego jest myślenie i działanie powierzchowne, działanie pozbawione przemyślenia i intuicyjnego wczucia się w to, co robimy. Zbyt szybkie podjęcie decyzji bez ocenienia za i przeciw lub innych możliwości może być tak samo zgubne, jak działanie zbyt wolno, kiedy nasza konkurencja nas wyprzedziła. Życie w pędzie może też mieć niezbyt dobry wpływ na nasze relacje osobiste i zawodowe, a także na nasze zdrowie i równowagę między pracą a czasem wolnym (rodzina, hobby, sport). Stąd wielu menedżerów odbywa coaching zwany "life and work balance" (równowaga między życiem a pracą). Włosi mawiają: „Chi va piano, va sano, chi va sano, va lontano” (Ten, kto wolno chadza, jest zdrowy, ten kto jest zdrowy, daleko zajdzie). Philippe Rosinski w książce „Coaching międzykulturowy” przytacza następujące przykłady: „Czy wiecie, co zrobił Churchill, gdy dowiedział się o tragedii w Mers-El-Kebir i gdy zapytano go, co zamierza robić? „Najpierw drzemka” – taka była jego odpowiedź. Wielcy liderzy zwalniają, gdy muszą zmierzyć się z kryzysem! W tenisie na przykład stracisz piłkę, jeśli nagle przyspieszysz, próbując ją odebrać. Musisz być czujny i cierpliwie czekać, by szybko zareagować.” Oczywiście są zawody, które wymagąją szybkiego działania, jak na przykład lekarz pogotowia, lecz tym bardziej zaleca się w ich wypadku równowagę między pracą a relaksem i życiem prywatnym, aby nie dopuścić do przemęczenia i wypalenia zawodowego.

Jak więc należy traktować czas i jak postępować? Z przykładów powyższych wynika, że dobrze jest świadomie rozporządzać czasem i nie powalać sobie na zbędne czynności. Wydaje się, że korzystanie z plannerów i terminarzy może nam pomóc w równomiernym rozłożeniu działań, tak żeby mieć czas na ich wykonanie bez zbyt dużego pośpiechu. Trzeba także być elastycznym i mieć świadomość, że niekiedy trzeba wykonać coś naprawdę pilnego natychmiast i podjąć jakąś szybką decyzję. Z drugiej strony nie należy „dać się zwariować” i odpowiednio organizować czas, aby połączyć harmonijnie pracę z relaksem i działaniami pozazawodowymi, a także aby to, co robimy – robić sumiennie i dokładnie. Dobrze też jest dać sobie czas na zastanowienie przed podjęciem ważnej, strategicznej decyzji. Tak więc w podejściu do czasu dobrze jest zachować równowagę i zdrowy rozsądek.

Jeśli chcielibyście spróbować coachingu, zapraszam na bezpłatną konsultację, na której opowiecie o celu, jaki chcielibyście osiągnąć i opracujemy wspólnie plan działania.

Serdecznie zapraszam,
Małgorzata Filipowicz
coach i trener
tel. 888271396
Prześlij komentarz